Hiệu quả công việc của người lao động luôn là một trong những yếu tố quyết định năng suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lúng túng khi xử lý trường hợp người lao động làm việc kém hiệu quả: đánh giá thế nào cho đúng, áp dụng biện pháp nào hợp pháp, hay làm sao để tránh rủi ro tranh chấp lao động?

Trong bối cảnh Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn đặt ra cơ chế chặt chẽ bảo vệ người lao động, doanh nghiệp càng cần hiểu rõ khung pháp lý để có phương án xử lý hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

1. Thế nào là “kém hiệu quả” theo quy định pháp luật

Pháp luật lao động Việt Nam không đưa ra định nghĩa cụ thể như thế nào là “làm việc kém hiệu quả”. Tuy nhiên, Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 gián tiếp thừa nhận quyền của doanh nghiệp được đánh giá mức độ hoàn thành công việc dựa trên quy chế do doanh nghiệp ban hành sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.

Do đó, “làm việc kém hiệu quả” được hiểu là không đạt mức hoàn thành công việc theo tiêu chí đã được phổ biến hợp pháp cho người lao động.

2. Các biện pháp doanh nghiệp có thể áp dụng khi người lao động làm việc kém hiệu quả 

2.1. Hỗ trợ cải thiện và xây dựng kế hoạch nâng cao hiệu suất

Việc triển khai Kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan – PIP) là biện pháp phổ biến và được coi là cơ sở chứng minh thiện chí của doanh nghiệp. Một PIP hợp lệ cần:

• Nêu rõ mục tiêu, chỉ tiêu và phương pháp đánh giá;

• Xác định thời gian hợp lý để người lao động cải thiện;

• Ghi nhận quá trình hỗ trợ, đào tạo và hướng dẫn;

• Đánh giá kết quả bằng tài liệu hoặc biên bản đính kèm các bằng chứng chứng minh.

Hiện tại, Bộ luật Lao động 2019 chưa có quy định cụ thể hướng dẫn xây dựng, ban hành PIP. Theo đó, doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu của mình để ban hành PIP nhưng phải đảm bảo nội dung của PIP không chứa điều khoản trái với quy định của pháp luật về lao động.

2.2. Chuyển người lao động sang vị trí làm việc khác

Doanh nghiệp chỉ được chuyển người lao động sang làm việc ở vị trí khác, công việc khác với Hợp Đồng Lao Động khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh.¹

Đối với lý do nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì quy định pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải quy định cụ thể trong nội quy lao động những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác.

Vì vậy, việc người lao động làm việc kém hiệu quả không phải là điều kiện phù hợp theo quy định của pháp luật lao động để doanh nghiệp chuyển người lao động sang làm công việc khác.

Xem thêm: Điều chuyển người lao động làm công việc khác, khi nào cần sự đồng ý của NLĐ?

2.3. Xử lý kỷ luật lao động

Một nguyên tắc quan trọng trong xử lý kỷ luật lao động là doanh nghiệp không được áp dụng kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc không được pháp luật lao động quy định.² Hay nói cách khác, doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng kỷ luật lao động nếu việc “kém hiệu quả” được coi là vi phạm kỷ luật lao động theo nội quy lao động, hợp đồng lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện, thời hiệu, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, điều này không những tốn kém nguồn lực của doanh nghiệp mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong trường hợp doanh nghiệp còn thiếu sót trong quá trình xử lý kỷ luật lao động.

2.4. Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Theo Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trong trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động.

Khi xây dựng Quy chế, để bảo đảm chắc chắn về khả năng được áp dụng, doanh nghiệp nên quy định một cách chi tiết nhất, trường hợp cần thiết có thể định lượng hóa quy định về “không hoàn thành công việc” và “thường xuyên không hoàn thành công việc”.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trong tình huống này, doanh nghiệp phải báo trước cho người lao động:³

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.

Vì vậy, trường hợp doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động do làm việc không hiệu quả, doanh nghiệp cần có Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và thông báo trước cho người lao động trong thời hạn quy định.

Xem thêm: Chấm dứt hợp đồng lao động do không hoàn thành công việc

2.5. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động

Trường hợp doanh nghiệp chưa có Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, doanh nghiệp chỉ có thể thỏa thuận với người lao động để chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 34.3 Bộ luật Lao động 2019 nhằm hạn chế rủi ro pháp lý do chấm dứt hợp đồng lao động không đúng quy định.

3. Khuyến nghị

Việc giải quyết người lao động kém hiệu suất nếu thực hiện không đúng quy trình sẽ dẫn đến rủi ro pháp lý cao, đặc biệt là bị Tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp lao động tuyên bố là sa thải trái pháp luật, đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật và sẽ chịu hậu quả pháp lý nặng nề.

Do đó, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu tranh chấp, doanh nghiệp cần:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: Đảm bảo Nội quy lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc được xây dựng chi tiết, hợp pháp (đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động, đăng ký với cơ quan nhà nước nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên⁴) và đã được thông báo đến toàn bộ người lao động.

• Áp dụng các biện pháp ở Mục 2 nêu trên một cách cẩn trọng và phù hợp với từng trường hợp, đảm bảo tính hợp pháp của quy trình, đặc biệt là việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, biên bản và tuân thủ thời hạn thông báo.

Việc xử lý người lao động làm việc kém hiệu quả là một bài toán phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản trị nhân sự – pháp lý rõ ràng và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật lao động. Doanh nghiệp không chỉ cần có tiêu chí đánh giá minh bạch, mà còn phải áp dụng đúng quy trình: hỗ trợ cải thiện, đánh giá thường xuyên, lưu hồ sơ và chỉ áp dụng biện pháp chấm dứt khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.